Enterprise File Sharing

Online File Sharing und Collaboration im Unternehmen oder "Pandora's Box ist geöffnet"

Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist zu einem Regelfall in Unternehmen geworden. Zusammen mit der sich verbreitenden Anforderung Dokumente an jedem Platz und zu jeder Zeit zugänglich zu haben (Mobility) haben sich Personal Cloud Services wie Dropbox, iCloud, Evernote und diverse weitere etabliert. Oft werden diese Dienste, die urprünglich für den privaten Gebrauch gedacht waren, auch im Business genutzt. Das kann zu Herausforderungen führen, wenn es  bspw. um Datensicherheit geht. Eine Enterprise File Sharing Lösung muss daher die Private Sharing Lösung ersetzen.

Unser Leitfaden bietet Einblicke zu den Themen:

  • Was sind die typischen Anforderungen an das Enterprise File Sharing
  • Wie komme ich zur richtigen Entscheidung für eine Lösung?
  • Wie kann ich diese umsetzen? 

Das Thema auf einen Blick

Pandora’s Box ist geöffnet

„Die Büchse der Pandora enthielt, wie die griechische Mythologie überliefert, alle der Menschheit bis dahin unbekannten Übel wie Arbeit, Krankheit und Tod. Sie entwichen in die Welt, als Pandora die Büchse öffnete.“ (wikipedia).

Und da sind wir schon bei unserem Thema.
Personal Cloud Services wie Dropbox, iCloud, Evernote und diverse weitere, erleichtern unseren digitalen Alltag. Wir sind so unbegrenzt mobil unterwegs, dass wir den Anspruch erheben, die für uns wichtigen Informationen immer aktuell zur Hand zu haben und diese auch in unterschiedlichen (Arbeits-) Umgebungen schnellstmöglich zu finden, um sie dann ggf. auch mit anderen teilen zu können.
Die kleinen Helferlein sind uns im Privaten ans Herz gewachsen und wir (Nutzer) möchten diese Hilfsmittel natürlich auch geschäftlich nutzen, um produktiver arbeiten zu können.

Das Geständnis eines Anwenders

Ich gestehe, dass ich Dropbox, Box, Onedrive, Evernote und weitere Personal Cloud Services auch geschäftlich nutze. Dabei treiben mich die Vorteile, die ich dadurch habe und ich beruhige dadurch mein schlechtes Gewissen darüber, dass die Daten bei irgendeinem Provider landen und von ihm dann auch noch auf irgendwelchen Storagefarmen irgendwo von Subunternehmern gelagert werden.
Ich möchte aber gerne mit gutem Gewissen arbeiten, wenn nur meine Produktivität dadurch nicht leiden würde.
Deshalb möchte ich, dass mir mein Unternehmen eine Lösung anbietet, mit der ich auch weiterhin so arbeiten kann, wie ich es inzwischen gewohnt bin, mich aber gleichzeitig von meinem schlechten Gewissen befreit.

Die Not des IT-Dienstleisters

Als IT Dienstleister sehe ich, dass die Daten meines Unternehmens Flügel bekommen haben. Sie verlassen das Unternehmen in Scharen und entziehen sich somit meiner Kontrolle.
Ich meine damit noch nicht einmal die personenbezogenen Daten, sondern die Dokumente, die bisher in unseren File Shares und Content Management Systemen relativ sicher hinter unseren Firewalls verwaltet wurden. Gelegentlich wurden diese zwar per Mail herausgeschmuggelt, aber meist waren das Dokumente, die recht schnell wieder an Aktualität verloren, weil es lästig ist, die neuesten Versionen immer wieder neu zu verteilen.
Der geschäftliche Einsatz von Personal Cloud Services ändert die Sachlage. Die geteilten Informationen werden durch Versionierungsmechanismen aktuell gehalten und das soll auch so sein.

„Welcome to the jungle“

Die Büchse der Pandora ist geöffnet und ich kann sie nicht wieder schließen.
Mein alter Chef sagte immer: „Wenn Du etwas nicht aufhalten kannst, beschleunige es und nutze es zu Deinem Vorteil.“
Weiß der Geier, woher er den Spruch hatte, aber er hatte Recht.
Ich möchte nicht mehr mit der Feuerklatsche durch den Wald laufen sondern endlich mal vorne sein. Aber wie stelle ich das an?
Der Markt für „Enterprise File Sharing and Collaboration Tools“ ist, gelinde gesagt, unübersichtlich. Start Ups und auch große Wettbewerber schmeißen mit immer mehr freiem Speicherplatz um sich, Geschäftsmodelle werden entwickelt und auch wieder verändert, Preise sind kaum vergleichbar, die Studien dazu schon veraltet, sobald sie veröffentlicht sind.
Ich habe keine Zeit dazu, täglich alle Feeds und Newsletter zu screenen und genug damit zu tun, die Anforderungen meiner Anwender und Fachbereiche zu ordnen und diese zu kategorisieren.
Hilfe. Ich brauche einen Guide.

... und dann kommt der Berater

Die Einführung innovativer IT Services ist zur Zeit noch kein Produkt von der Stange und wird es meines Erachtens mittelfristig auch nicht sein.
Dazu entwickeln sich gerade die Personal Cloud Produkte zu schnell weiter und befeuern damit die Anforderungen der Anwender.
Wir sind noch weit von benchmarkfähigen Commodities entfernt.

Auf der anderen Seite ist es auch keine Lösung, in Schockstarre zu verfallen und darauf zu verweisen, dass jeder Mitarbeiter in seinem Arbeitsvertrag Klauseln unterschrieben hat, die ihm untersagen, Unternehmensdaten mit anderen zu teilen. Oft genug wird dadurch sogar der Geschäftserfolg des Unternehmens gebremst.
Wir Berater möchten Ihr Guide sein, denn wir schauen uns den Markt und dessen Entwicklungen an, und das sowohl aus IT technischer und prozessualer als auch geschäftlicher Sicht.
Das ist unsere tägliche Arbeit.
Unsere Methoden zur Identifizierung der Anforderungen und der sich daraus ergebenden Handlungsfelder im Kontext Ihres Unternehmens, Ihrer IT Services und der dazu verwendeten Architekturen sind aus unseren Erfahrungen gewachsen und erprobt. Der Werkzeugkasten ist gefüllt und gut sortiert. Wir arbeiten nicht nur mit dem Hammer sondern auch mit der Pinzette.